Das virtuelle Projektbüro

von Monika E. König

Projekte im virtuellen Team beackern – wo und wie?

Das Virtuelle ist kein Ort, an dem man sich einfinden kann, trotzdem fühlt es sich dorten an wie in einem Projektbüro.  Für euch unternehme ich den kleinen Versuch der Beschreibung, mit welchen Mitteln man – z.B. – sein virtuelles Projektbüro erschaffen kann.

1. Kommunikation:

  • synchron miteinander zu sprechen: Das geht zu zweit via Skype (mehrere Gesichter kosten dann), via Google Hangout mit bis zu 10 Menschen. Letzterer hat den Charme, dass man daraus (Entscheidung muss vorab getroffen werden) auch einen Google Hangout on Air machen kann, der öffentlich gestreamt wird (was jetzt gar nicht so mein Punkt ist) und danach als Konserve abrufbar (!) z.B. für Team-Mitglieder, die aus welchen Gründen auch immer bei wichtigen Zusammenkünften gerade nicht dabei sein können.
  • sich mal eben was zuzurufen: Wer nur kurz mal eine Info/Idee/einen Gedanken weitergeben will, und das nicht unbedingt synchron, ist mit Instant Messaging gut bedient. Das heißt ich werfe eine Textnachricht einem bestimmten Anderen, einer bestimmten Gruppe von Anderen oder auch einer unbestimmbaren Teilnehmergruppe zu. Beispiel gefällig? Textnachricht soll nur an eine gehen? Da kommt z.B. eine SMS in Frage, eine Twitter-DM, ich kann das via Facebook oder auf G+ wenn ich da eh’ bin so nebenbei tun, oder mir irgend einen Client installieren.

2. Gemeinsam an Dokumente arbeiten:

Kürzlich musste ich ein Angebot schreiben. Mit drei andern. Wir wollten voneinander wissen, den Prozess zu jedem möglichen Zeitpunkt bei den andern einsehen können. Auch, um uns aneinander orientieren zu können. Sätze wechselseitig übernehmen. Wir entschieden uns für Google Drive. Konnten so die jeweiligen Dokumente via eMail-Adresse für alle anderen freischalten. Auch möglich gewesen wären alle Arten von Etherpads. Selber Effekt, allerdings zum Teil teilen nur via Link möglich. Schöner dort z.T., dass ganze Vorgeschichte durch scrollen mit einem Balken rückbeobachtbar. Man hat also so eine Art Dokumentation über den Verlauf der Entwicklung des Dokumentes.

3. Eine Terminfindungsmaschine:

Hier arbeite ich sehr erfolgreich mit Doodle. Bei mir in der Firma findet man, das sei datenschutzmäßig nicht sauber genug, deshalb nutzt die FH fhoodle. ;) Wie das grundsätzlich geht? Man gibt erst mal einige Terminvorschläge ein, zu denen man selber kann. Lädt den Rest, der auch teilnehmen soll, ein. Jeder darf dann anklicken, wann er oder sie kann. Die terminliche Spalte, in der alle oder die meisten können, wird dann meistens genommen.

4. Ein Archiv:

Hier habe ich noch nicht das optimale gefunden. In Frage kommen spontan wieder Google Drive (damit kann man im Übrigen auch Ordner anlegen, in denen man bestimmte Dokumente bündelt), dann natürlich die Dropbox, oder auch ein WIKI, zumindest theoretisch. Praktisch habe ich das noch nicht klappen sehen. UND: Evernote.

5. Ein Projektmanagement-Tool?

Auch die gibt es, z.T. sogar kostenlos, manchmal teilweise kostenlos (nur bestimmte Funktionen oder bestimmten Umfang muss man sich dazu erwerben). Hier keine Links von mir, da ich solchen All-in-One-Lösungen skeptisch gegenüber stehe. Diese müssen irgend wann zur digitalen Wollmilchsau mutieren, genau wie mit vielen LMSen1 in der Vergangenheit passiert. Von daher, warum nicht lieber gleich bei kleinen schlagkräftigen Instrumenten bleiben. Und sich seinen Projekt-Ort selbst zusammensetzen.

 

Ein Projekt ist ein Projekt ist ein…

Aber um was geht es denn jetzt genau? Nachgeschaut bei Litke, Konow & Schulz-Wimmer (2012)…

1. Die Projektvorbereitung

Man solle das Ziel festschreiben, so steht da.2 Und dort ist auch das magische Dreieck eingezeichnet. Das da besagt, dass es nicht nur ein einziges, sondern i.d.R. dreierlei Ziele gibt. Nämlich was dabei rauskommen soll , in welcher Zeit, zu welchem Termin, und das Budget/die Kosten. Und sich auf Risiken einstellen lese ich weiter.3 So könnte das Ganze doch teurer werden, als gedacht (das Problem fast aller Projekte), die Zusammenarbeit könnte nicht klappten. Und dass man sich da schon vorher mal was zu überlegen könnte. Man solle mit einflussreichen Personen rechnen und sich ein Team zusammensuchen.4 “Wissen Sie eigentlich, wer vor und hinter den Kulissen bei ihrem Projekt mitmischt?”5.

2. Die Organisation des Projektes:

Tja, hier sind die Hinweise wohl mangels dessen, dass es sich um keine typischen Projekte in einer  Firma handelt, nicht so ganz angemessen.6 Dennoch aufschlussreich für eben diese. Anstatt dessen verweise ich auf das Online-Bändchen Zen To Done.

 

Unsere Gastautorin Monika E. König lebt und arbeitet in Frankfurt am Main, zuletzt an der FH Frankfurt mit der Mission Social- und E-Learning. Derzeit ist ihr Hauptprojekt das Schreiben an ihrer Dissertation. Sie war eine der drei Veranstalter/innen des MoocMakerCourse 2013. Der Text flankiert thematisch das Weiterbildungsseminar „Projektmanagement“ im Weiterbildungszertifikat Soziale Medienbildung.

Literatur:

  • Litke, Konow & Schulz-Wimmer (2012): Projektmanagement. Freiburg: Haufe.

 

 

  1. Lernmanagementsystemen []
  2. Litke et al., vgl. ab S. 28 []
  3. ebs., vgl. ab S. 32 []
  4. ebd, vgl. ab S. 37 und wieder ab S. 49 []
  5. ebd., S. 37 []
  6. ebd., vgl. ab S. 41 []

Christine Nowak

Dozentin "Facebook & Co" (Weiterbildung Soziale Medienbildung). Hauptberuflich am Arbeitsbereich Medienpädagogik an der TU Darmstadt tätig.

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Christine Nowak

Dozentin "Facebook & Co" (Weiterbildung Soziale Medienbildung). Hauptberuflich am Arbeitsbereich Medienpädagogik an der TU Darmstadt tätig.

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2 Antworten

  1. Peter Addor sagt:

    Oh ja, was Monika hier ausführt, kann ich nur unterstützen. Vor allem in IT Migrations- und Integrationsprojekten wäre „Social Projectmanagement“ dringend nötig, weil es meistens eine Kunden- und mehrere Lieferantenparteien gibt, die relativ separiert laufen. Das cMOOC-ähnliche abwickeln von Projekten könnte eine echte Bereicherung des klassischen Projektmanagement bilden!

    Social PM ist ein bekannter Ansatz, der allerdings nicht sehr ernst genommen wird. Das liegt daran, dass die Leute SoMe noch zu sehr mit Facebook identifizieren und denken, das sei bloss ein Zeitvertrieb für pubertierende Teenager. Ich glaube, diejenigen, für die SoMe ein integrierter Bestandteils ihres Lebens ist, sind leider noch immer eine Minderheit. Dabei gehört die digitale Präsenz m.E. zur Wahrnehmung von Verantwortung in einer komplexen Welt.

    Hier zwei Artikel zu Social PM:

    http://www.anchor.ch/wordpress/gehirnfunktionen/lernen-2-0-in-projekten

    http://www.anchor.ch/wordpress/komplexitat/ambient-awareness-dank-social-project-management

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