Eine gute Planung ist die halbe Miete

P1070931Artikel von: Kimon Moisidis, Sigrid Gomolka, Sinikka Oster

Auch ein Projekt in der Medienpädagogik will gut geplant sein. Mit einem definierten Ergebnis, einem festgelegten Zeitplan und mit den verfügbaren Ressourcen soll es erfolgreich und mit Spaß am Projektablauf beginnen und enden. Für die Teilnehmer eines gut geplanten und strukturierten Projekts ist der Ablauf und die Zielsetzung transparent und die Erfolgserlebnisse in den einzelnen Projektphasen ersichtlich.

Risikoplanung

Eine sinnvolle Einteilung in diese Projektphasen und alle anfallenden Aufgabenpakete, ergeben die Erarbeitung eines Terminplans, der mit den verfügbaren Kapazitäten oder der Definition des Ergebnisses das Projekt umsetzbar macht und zum Erfolg führen kann.

Es sollte möglichst nicht nach dem Motto – „no risk no fun„– laufen, denn ohne Risikoanalyse im Vorfeld kann es während des Projekts zu nicht unerwünschten Überraschungen kommen.

Jedes Aufgabenpaket soll demnach auf etwaige Schwierigkeiten überprüft werden. Im Vorfeld können sowohl präventive Schritte zur Problemvermeidung eingeleitet werden, als auch korrektive Lösungen parat stehen, wenn sich Probleme nicht vermeiden lassen. Im Hinblick auf medienpädagogisches Arbeiten könnte das bedeuten, den Technikeinsatz einer solchen Risikoplanung zu unterziehen und eine Alternative zur Sicherheit zu planen.

Stromversorgung: Ich lade für meine Kamera nicht nur einen Akku, sondern präventiv zwei und nehme beide mit zum Dreh. Falls es trotz allem Probleme mit dem Akkuverbrauch geben sollte, da sich einer nicht finden lässt, einer nicht korrekt geladen wurde, die Kamera so lange unbemerkt lief, dass die Akkukapazität zum eigentlichen Dreh erschöpft ist, … kann ich korrektiv eingreifen und die Kamera über das Stromnetz betreiben. Ich bin nicht so mobil, wie mit Akku, aber dank Ladekabel + Kabeltrommel (!) kann ich die Stromversorgung unter fast allen Bedingungen überbrücken, bis ich wieder auf die Akkus zurückgreifen kann.

Zeitplanung

Die Risikoplanung geht mit der Tatsache einher, dass jede Projektplanung mindestens einen 20%igen Zeitpuffer eingebaut haben sollte. Problemlösungen erfordern zusätzliche Zeitressourcen, die von Anfang an in der Planung enthalten sein müssen. Innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens müssen also alle Projektphasen von der Planung bis hin zu einzelnen Arbeitspaketen nicht nur genau strukturiert sein, sondern in der Terminierung genug Flexibilität lassen, dass etwas „Außerplanmäßiges“ geschehen kann.

Konkret benötige ich planerisch für die Durchführung eines Arbeitspaketes 60 Minuten. Realistisch benötige ich 72 Minuten und übernehme die 72 Minuten in meinen Zeitplan. Der unvorhergesehene Wegfall von Ressourcen, wie finanziellen Mitteln, Zeit oder Personal, ist über die Risikoplanung nicht immer zu kompensieren. Es wird unter Umständen nötig, die zu Beginn gesetzten Projektziele anzupassen.

Fazit

Projektplanung beschreibt einen Prozess von der Vogel zur Froschperspektive und zurück. Nach der Entwicklung einer Projektidee und der Grobfassung gilt es, anhand der Ziele, einen detaillierten Ablaufplan zu erstellen. Der Ablaufplan beinhaltet einen Zeitplan in dem die Risikoplanung berücksichtigt ist. In der Durchführungsphase und am Ende des Projektes finden in Reflektionsgesprächen Modifizierungen des Konzepts statt. Erkannte Risikofaktoren, der Risikoanalyse können bei der Fortführung des Projekts berücksichtigt werden. Im Besonderen ist bei der Risikoanalyse zu berücksichtigen:

  •  Risikoanalyse direkt im Anschluss an die Projektplanung durchführen
  • Untersuchung aller Arbeitspakete auf Schwierigkeiten
  • Präventive Maßnahmen begrenzen das Risiko
  • Korrektive Maßnahmen dienen zur Korrektur im Schadensfall
  • Risiken während des ganzen Projekts prüfen und kommunizieren

Glossar

  • Arbeitspaket: Kleinste Einheit innerhalb der Realisierungsplanung – was hat welcher Projektakteur konkret zu tun?
  • Projektphasen: Ist-Analyse / Konzeption / Realisierungsplanung / Realisierung / (Evaluation).
  • Zeitplan: Alle Projektphasen werden im Zeitplan erfasst. So können Meilensteine gesetzt werden, die bestimmte Teilziele markieren. Eine konkrete Terminplanungen kann vorgenommen werden.
  • Ressourcen: z.B.  Arbeitsstunden, Arbeitskräfte, Arbeitsmittel.
  • Risikoanalyse: Untersuchung aller Arbeitspakete auf Schwierigkeiten.
  • Grobfassung: Beschreibung der Ablaufschwerpunkte.
  • Projektstrukturplan: Nennung aller anfallenden Aufgaben im Projekt, Gliederung des Projekts in Teilaufgaben.

Links

http://www.medienpaedagogik-praxis.de/2012/01/30/projekte-online-managen/

http://www.projektarbeit-projektplanung.de/checklisten-und-vorlagen-zur-projektplanung.pdf

Autoren: Gomolka, Sigrid/Moisidis, Kimon/Oster, Sinikka (2014). Im Rahmen des Seminars „Projektmanagement und Methoden“ (Weiterbildungsprogramm „Soziale Medienbildung“) an der Hochschule Fulda.


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