„Hart am Wind segeln“ – Kommunikation im Projektmanagement

Es gibt einige Punkte, die für ein Medienprojekt von Bedeutung sind. Es ist jedoch zu beachten, dass ein Großteil nur teilweise im Bereich der Kinder- und Jugendarbeit Anwendung finden kann.

Olaf Hinz umschreibt den Projektleiter mit der Metapher des Kapitäns. Dieser hat die Aufgabe sein Schiff vorausschauend und sicher zu steuern. Der Projektleiter muss das Team von Beginn an anregend unterstützen. Es ist von großer Bedeutung, dass die TeilnehmerInnen die Erwartungen an ein Projekt formulieren. [1]

Bei der Vorbereitung des Projekts lohnt es sich zu überlegen, wer alles in dem Projekt involviert ist, welche Interessen die einzelnen Personen oder Gruppen verfolgen und welchen Einfluss sie auf das gesamte Projektgeschehen haben. Die Fragen: „Wie hoch ist der Einfluss, den jemand auf das Projekt hat?“ und „Wie stark ist er von dem Projekt betroffen?“ sollen hilfreich sein, um herauszufinden, wie und auf welchem Wege man mit den Personen kommuniziert. Wer muss stets mit aktuellen Informationen versorgt werden? (z.B. Mitarbeiter die viel zum Gelingen des Projektes beitragen und im engen Projektteam sind.) Wer muss im persönlichen Gespräch informiert werden, weil dieser Wert darauf legt? (z.B. Förderer, Partner, Sponsoren). Es gibt auch eine Menge Personen, die von dem Projekt erfahren sollen, vielleicht später als Multiplikatoren dienen und informiert werden sollen. Hier eignet sich die Öffentlichkeitsarbeit: informieren durch Zeitungsartikel, Websites und Blogs, Info-Stellwände, etc. Die richtigen Kommunikationswege sind grundsätzlich wichtig.

Damit ein Projekt gelingt, muss ausgesprochen werden aus welchem Grund es genau stattfindet, was genau gemacht werden soll, wie viel Zeit zur Verfügung steht und welche Kosten auf die Gruppe zukommen. Das Ziel muss außerdem formuliert und aufgeschrieben werden.[2]

Ein Dialog über das bevorstehende Projekt ist sehr wichtig, dieser wirkt sich positiv auf die Motivation der TeilnehmerInnen aus. Für einen solchen Dialog ist das offene Gespräch von allen Seiten der Beteiligten, sowie das aktive Zuhören von großer Bedeutung. Umso mehr Informationen die TeilnehmerInnen über das Projekt erhalten, desto motivierter werden sie.

Die Gespräche sollten nicht autoritär oder auf eine abwertende Art verlaufen, es sollte das richtige Level gefunden werden: ehrlich aber angemessen. Olaf Hinz beschreibt dies mit den Worten „hart am Wind segeln“. Um effektives Handeln zu erzielen, ist eine gute Kommunikation ausschlaggebend. Der Projektleiter muss aktiv und klar kommunizieren. Seine Aufgabe ist es, das Projekt vorausschauend zu leiten, Anstöße zu geben, mögliche Gefahren und Behinderungen stets im Blick zu halten und gegebenenfalls zu reagieren.

Bei einer Projektbesprechung sollte darauf geachtet werden, dass diese vorbereitet ist, dieser vorbereitete Verlauf allen TeilnehmernInnen bekannt ist, nur die Beteiligten teil nehmen und nichts ohne die Betroffenen entschieden wird. Den Punkt „Sonstiges“ sollte es bei einer Besprechnung nicht geben und im Nachhinein ist es gut, ein Ergebnissprotokoll zu verfassen – der Diskussionsverlauf ist dabei unwichtig. Allein die Ergebnisse sind von Bedeutung.


[1] vgl.: Olaf Hinz, 2013, S. 49- 66

[2] Hörbuch, „30 Minuten Projektmanagement“, Yvette E. Hofmann, 2011

Foto: www.medienrehvier.de

 

Autoren: Koik, Julia / Strube, Lisa Marie (2014). Im Rahmen des Seminars „Projektmanagement und Methoden“ (Weiterbildungsprogramm „Soziale Medienbildung“) an der Hochschule Fulda.


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