Fit für die Messe

AGWW Programm 2014Warum sollten Hochschulmitarbeiter auf Messen fahren? Was kann man sich davon versprechen? Welche Ziele können überhaupt erreicht werden? Diese und viele weitere Fragen rund um den eigenen Messeauftritt wurden bei dem Seminar “Fit für die Messe” im Dezember 2013 an der Hochschule Fulda beantwortet und in verschiedenen Szenarien geübt. Neben dem eigenen Auftritt am Stand wurden ebenso die aktive Besucheransprache, der Dialog und der erfolgreiche Gesprächsabschluss thematisiert. In diesem Beitrag werden die wichtigsten Aspekte des erfolgreichen Messeauftritts zusammengefasst.

Die eintägige Weiterbildung  wurde von der Arbeitsgruppe wissenschaftliche Weiterbildung der hessischen Fachhochschulen – AGWW – angeboten. Neben fünf anderen Hochschulen ist auch die  Hochschule Fulda Mitglied dieser Arbeitsgruppe. Teilnahmeberechtigt sind Professorinnen und Professoren, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Lehrbeauftragte.

Vorbereitung

Der wohl wichtigste Aspekt ist die Klarheit über die eigenen Messeziele, was soll überhaupt erreicht werden? Mindestens genauso wichitg ist das Auftreten und Verhalten am Stand: Gibt es eine Kleiderordnung? Gibt es Dokumentationsbögen? Haben alle Messeaussteller im Team den gleichen Informationsstand? Ist die Ausstattung am Stand festgelegt?

Ebenso sollte in der Vorbereitung geklärt werden, welche Besuchergruppen auf der Messe zu erwarten sind, und was sich diese Besucher von der Messe erwarten. Dementsprechend kann die Gesprächsführung und die persönliche Präsentation besser geplant werden.

Kommen beispielsweise Studenten zu dieser Messe oder Professoren, Schüler oder Lehrer? Die Antwort auf diese Frage entscheidet über Kleiderordnung, Sprache und Inhalte, die am Stand benötigt werden.

Messeziele – Warum sind wir heute hier?

Klarheit über die eigenen Messeziele erlangen

Klarheit über die eigenen Messeziele erlangen

Die Definition der eigenen Messeziele ist der wichtigste Aspekt in der Vorbereitung, doch davon kann es viele geben. Daher muss zwischen den Absatzzielen, den Beschaffungszielen und den persönlichen Zielen unterschieden werden. Geht es um Absatzziele, sollen Produkte verkauft werden und Kontakte geknüpft werden? Geht es um Beschaffungsziele, sollen zukünftige Bedarfe ermittelt werden und der Wettbewerb beobachtet werden? Oder sollen persönliche Ziele erreicht werden, um Ideen und Anregungen für die eigene Arbeit zu erhalten, informelle Kontakte zu pflegen oder Sicherheit im Kundenkontakt zu gewinnen und Netzwerke aufzubauen?

Nachdem die eigenen Ziele definiert wurden, müssen diese ebenso quantifiziert werden: Wie viele Gespräche möchte ich führen? Wie lange dauert ein qualifiziertes Fachgespräch? Wie tief soll ich / kann ich ins Detail gehen? Wie viele Folgetermine möchte ich vereinbaren? Wichtig hierbei ist es, realistisch zu bleiben. Die gesteckten Ziele und somit die Zufriedenheit mit der eigenen Leistung zu erreichen, muss möglich bleiben.

Nicht zuletzt sollten auch die Erwartungen und Bedürfnisse der Messebesucher bedacht und erfüllt werden. Hierbei gibt es fachliche wie auch persönliche Bedürfnisse zu berücksichtigen. Zum einen möchten die Besucher Neuigkeiten sehen, einen Marktüberblick erhalten, neue Anbieter finden und möglicherweise Problemlösungen erhalten. Zum anderen möchten die Messebesucher freundlich bedient werden, Service erhalten und wertgeschätzt werden durch Zeit, Interesse und Aufmerksamkeit.

Aktive Besucheransprache

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Besucheransprache überlegen

Bei der Besucheransprache ist der erste Satz entscheidend. Durch die Nutzung einer aktiven Ansprache und das Zugehen auf den Besucher, kann der Interessent zum Stand eingeladen werden. Sätze wie: “Herzlich Willkommen an unserem Stand”, “Wir präsentieren heute …” oder “Guten Tag”, können ein solches Gespräch einleiten. Nach einer ersten Antwort des Gesprächspartners ist die erste Hürde geschafft. Danach kann langsam der Übergang zum eigentlichen Thema beginnen. Dazu können Sätze wie “Ich zeige Ihnen gerne unser Programm etc.” genutzt werden.

Der Dialog

Nach der erfolgreichen Besucheransprache kann auch der thematische Einstieg erfolgen. Dazu muss dem Besucher das eigene Alleinstellungsmerkmal, oder auch Unique Selling Proposition vermittelt werden.  Durch Fragen wie “Wofür interessieren Sie sich besonders?”, “Haben Sie sich bereits Gedanken gemacht zu …” oder “Was ist Ihr Anliegen auf der Messe hier?” können die Besucherziele ermittelt und darauf eingegangen werden. Das Zuhören ist hierbei enorm wichtig; der persönliche Kontakt steht auf der Messe schließlich im Vordergrund.

Deshalb sollte immer ein Kunde nach dem anderen bedient werden. Störende Interessenten können hierbei ignoriert werden, um sich nicht unterbrechen zu lassen. Schüchterne Interessenten, die sich nur langsam annähern, sollten die Gelegenheit bekommen, bei Fachgesprächen mit anderen Besuchern zuzuhören.

Der Gesprächsabschluss

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Gesprächsabschluss herbeiführen

Am Ende des Gesprächs ist es wichtig, einen positiven Abschluss herbeizuführen. Auch hierbei gibt es einiges zu beachten. Zum Abschluss können beispielsweise Papiere, Materialien, Broschüren oder Give-Aways herausgegeben werden. Auch abschließende Sätze wie “Danke Ihnen für Ihr Interesse”, “Sie wollen sich ja sicher noch weiter umschauen”, oder “Schön, dass wir die Möglichkeit hatten, zu reden” sind denkbar.

Gestaltet sich der Gesprächsabschluss als schwierig, können Gegenfragen genutzt werden, um den Gegenüber zum Reden zu bringen. Dieser verliert nach einer gewissen Zeit das Interesse und verlässt letztlich doch den Stand. Grundsätzlich gilt es, immer höflich zu bleiben und ein Gespräch abzubrechen, sollte es ausufern.

Tipps und Tricks für die Messe

thumbs-upLocation: Es ist äußerst vorteilhaft, sich attraktiv positionieren. Im Idealfall sucht man den eigenen Stand so aus, dass für den Besucher thematisch zueinander passende Stände auch nah beieinander zu finden sind.

Körpersprache: Es ist besser, am Stand zu stehen, anstatt zu sitzen. Die eigene zugewandte Körperhaltung spielt gleichermaßen eine wichtige Rolle. Eine offene Armhaltung ist verschränkten Armen vorzuziehen und ein Lächeln erleichtert den Zugang zu den Besuchern. Auf der Messe ist vieles erlaubt: Besuchern die Hand zu geben zählt beispielsweise dazu.

Verhalten: Am Stand ist Ordnung zu halten. Das heißt, es sollten keine Zeitungen oder Kaffeetassen am Stand zu finden sein. Kaffe trinken, Essen und Zeitung lesen ist gleichermaßen zu vermeiden. Müdigkeit auszudrücken zählt ebenso zu den No-Gos wie Kaugummi kauen oder mit dem Handy zu spielen oder zu telefonieren. Die Messe ist ein öffentlicher Raum, in dem permanent profesionelles Handeln gefragt ist. Daher muss neben der angemessenen Kleidung auch das Verhalten entsprechend sein.

Networking: Besonders für die Nachbereitung des Messebesuchs ist es essentiell, die Kontaktdaten der Gesprächspartner zu kennen. Deshalb ist es sinnvoll, während des Gesprächs auf der Messe diese Daten zu erfragen. Im Idealfall wird eine Gesprächsnotiz angelegt, um die Gespräche und deren Themen festzuhalten. So können später relevante Informationen an die Interessenten verschickt und Kontakte gepflegt werden, aus denen zukünftige Kooperationen resultieren können. So wird der Messebsuch auch langfristig zum Erfolg.

Kontakt

Natalie Kiesler
Raum: O 006
Tel: + 49 (0) 661 – 9640 235
E-Mail: natalie.kiesler@sw.hs-fulda.de

Natalie Kiesler

Redaktionsmitglied des Blogs "Soziale Medienbildung". Lehrkraft für besondere Aufgaben am Fachbereich Angewandte Informatik der Hochschule Fulda mit Lehrgebiet Medieninformatik. Forschungsprojekt "Konzeption, Entwicklung und Evaluation eines interaktiven E-Learning Angebots für die curriculare Programmierausbildung“.

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